Các thao tác xử lý dữ liệu hữu ích trong excel

Trong bài viết trước bạn đã biết cách mở một sheet ra hai cửa sổ và cách để mở hai file excel cùng một lúc, bài viết này tôi sẽ ghi lại một vài thao tác khi làm việc với dữ liệu mà tôi mới học được.

Lựa chọn ô trống không chứa dữ liệu trong bảng

Trong một bảng dữ liệu, bạn muốn chọn các ô trống không có dữ liệu bạn có thể làm như sau:

– Đưa chuột vào 1 ô bất kỳ trong bảng – > Ấn Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng (hoặc bạn có thể dùng chuột quét chọn toàn bộ bảng) – > Sau đó trong phần Home, click chọn Find & Select

Click Find & Select sau đó chọn Go to Special
Click vào Find & Select và chọn Go to Special

Chọn Go to Special

Chọn Blank trong Go to Special
Click chọn blanks

Trong cửa sổ go to special chọn Blanks -> và ấn Ok. Sau đó các ô trống không có dữ liệu trong bảng sẽ được lựa chọn.

Lúc này bạn có thể nhập một dữ liệu cho tất cả các ô trống này bằng cách gõ nội dung cần nhập và sau đo ấn Ctrl + Enter, lúc này tất cả các ô trống sẽ đều có nội dung bạn vừa nhập.

Cách chuyển đổi dữ liệu text sang number

Trong excel dữ liệu text number là dữ liệu khi nhìn thì thấy là số nhưng bản chất excel lại hiểu nó là các ký tự như các chữ cái, vậy dữ liệu này đến từ đâu.

Dữ liệu Text number có thể đến từ dữ liệu do phần mềm xuất ra, có thể đến từ việc copy dữ liệu trên web hoặc trong file pdf, có thể đến từ việc cắt hay triết xuất từ 1 chuỗi text.

Nhận biết dữ liệu là text hay number

– Quan sát xem dữ liệu được định dạng bên trái hay phải, nếu bên trái dữ liệu là text, phải là number.

– Sử dụng hàm isnumber, nếu kết quả trả về là true thì dữ liệu là number, nếu false là text.

Đổi từ text sang number sử dụng Paste Special

– Nhập số 0 vào một ô bất kỳ

– Copy số 0 vừa nhập và chọn vùng dữ liệu cần chuyển đổi thành number, sau đó click chuột phải chọn Paste Special

Click Operation và chọn Add
Cửa sổ Paste Special

Trong cửa sổ Paste Special chọn Add trong phần Operation và ấn Ok. Như vậy toàn bộ phần dữ liệu bạn cần chuyển sang number sẽ được cộng thêm số 0, lúc đó nó sẽ được tự động chuyển sang dạng number.

Đổi từ text sang number sử dụng Convert to Number

Cách này chỉ áp dụng được trong trường hợp nếu bên trái của các dữ liệu bạn cần đổi sang number có dấu chấm than như hình sau:

Click vào phần cảnh báo chấm than bên trái ô dữ liệu
Click chuột phải vào phần text cần đổi

Nếu có dấu chấm than xuất hiện bạn có thể bổi đen toàn bộ phần dữ liệu cần đổi và click vào dấu chấm than rồi chọn convert to Number là dữ liệu sẽ được đổi sang number.

Làm nổi bật các ô lỗi

Khi tính toán trong excel sẽ có nhiều trường hợp phép tính làm xuất hiện các thông báo lỗi như N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME? hoặc #NULL!

Để làm nổi bất các lỗi này trong bảng tính bạn click chuột vào một ô bất kỳ trong bảng tính – > nhìn lên phần menu Home, chọn Conditional Formatting -> Chọn New Rule

Click COnditional Formatting chọn New Rule
Conditional Formatting

Trong cửa sổ New Rule chọn Format only cells that contain -> trong phần Format only cells with chọn Errors, sau đó click chuột vào Format và chọn định dạng như màu nên, màu chữ để làm nổi bật ô có chữa lỗi.

Click Format only cells that contain và chọn errors
Lựa chọn New Formatting Rule

Tự động điền nhanh dữ liệu

Lưu ý chỉ từ phiên bản Office 2013 trở lên mới có chức năng này..Chức năng này sẽ giúp bạn tự động điền phần dữ liệu vào các ô phía dưới tương tự như ô đầu tiên bạn điền.

Nếu có 1 cột họ và tên đầy đủ, cột thứ 2 bạn chỉ muốn họ thì bạn gõ họ của người đầu tiên vào, sau đó click vào menu chọn Data – > chọn Flash Fill hoặc ấn phím tắt là Ctrl + E

Click chọn Data và chọn Flash Fill trong phần Data tool
Flash Fill

Khi đó tất cả các ô phía dưới sẽ tự động điền vào phần họ giống như ô đầu tiên bạn làm. Nếu bạn muốn thay đổi lấy tên, thì chỉ cần sửa ổ đầu tiên thành tên.

Lưu ý trong trường hợp dữ liệu của bạn là kiểu ngày tháng, nếu thông tin ngày và tháng trùng nhau ví dụ ngày 3 tháng 3, 4 tháng 4…thì khi muốn tính năng Flash Fill hiểu đúng thông tin bạn cần lấy là ngày hay tháng thì ngoài việc bạn cần nhập dữ liệu mẫu ở dòng đầu tiên bạn cần nhập thêm cả một vài dòng phía dưới đến khi nào có thông tin ngày tháng là khác nhau thì Flash Fill mới có thể hiểu đúng.

Trên đây là một vài thao tác hữu ích sẽ giúp bạn xử lý nhanh và hiệu quả công việc khi bạn làm việc với excel hi vọng nó giúp ích được cho bạn.

3 thoughts on “Các thao tác xử lý dữ liệu hữu ích trong excel”

Leave a Comment