Kiến thức về in ấn trong excel – 6 thủ thuật hữu ích cần nhớ.

Excel khá là khác với word, bài viết này sẽ tổng hợp lại một vài mẹo nhỏ tôi học được khi làm việc với excel, đặc biệt là khi in ấn trong excel.

Cách chỉ in một vùng trong trang

Nếu bạn không muốn in cả trang mà chỉ cần in một vùng nào đó trong trang tính thì bạn chỉ cần bôi đen vùng bạn cần in sau đó ấn phím Ctrl + P hoặc ấn vào biểu tượng Print Preview and Print

Kích chọn lựa chọn Print selection (tức là chỉ in vùng lựa chọn), sau đó bạn sẽ thấy chỉ phần bạn vừa bôi đen là được in.

Cách điều chỉnh lề trang in

Một trang in khi bạn in ra sẽ có lề trên, dưới, trái, phải. Giống như Ms Word để thay đổi kích cỡ lề trang in trong Excel bạn cũng vào Page Layout -> Page Setup -> Margins để điều chỉnh kích thước trên, dưới, trái, phải. Nhưng có một cách thay đổi lề trực quan hơn đó là bạn kích chuột vào biểu tượng Show Margin (biểu tượng này nằm ở góc) trong cửa sổ Print preview xuất hiện.

Sau khi kích biểu tượng Show margin bạn sẽ thấy được các lề trên, dưới trái phải xuất hiện trong trang in, bạn chỉ cần dùng chuột co nhỏ hoặc kéo to lề ra cho phù hợp.

Cách tự động co nội dung cho vừa trang in

Bình thường nội dung trên trang in sẽ hiển thị ở mức là 100%, nó không bị co nhỏ lại tí nào. Nhưng nếu bạn muốn nội dung của mình chỉ nằm vừa trên 1 trang thì buộc bạn phải thu nhỏ nội dung xuống, bạn có thể làm thủ công bằng cách vào Page Layout và giảm tỉ lệ ở phần Sacale xuống

Ngoài cách tăng giảm tỉ lệ Scale thủ công thì bạn có thể lựa chọn để excel điều chỉnh giảm tỉ lệ tự động cho vừa trang in bằng cách kích chọn vào Fit Sheet on One Page.

Tất nhiên nếu trang in của bạn càng dài, càng nhiều nội dung thì nó sẽ càng thu nhỏ hơn, do vậy sẽ rất khó đọc.

Cách tự động căn giữa trang giấy khi in

Mặc định trong excel khi in nội dung sẽ nằm ở phía bên trái của trang giấy, bạn có thể đẩy nội dung ra giữa bằng cách thay đổi kích cỡ lề trang in như tăng lề bên trái lên. Nhưng ngoài ra trong excel có một lựa chọn để tự động căn giữa trang in đó là trong cửa sổ Page Setup bạn kích chuột chọn Margins và chọn Horizontally để căn chiều ngang và vertically để căn theo chiều dọc.

Cách để không hiển thị dấu ngắt trang break page trong excel

Dấu ngắt trang sẽ giúp chúng ta biết được khi nào hết trang nhưng đôi khi nó cũng rất bất tiện khi nó cứ xuất hiện ở đó. Vậy để không hiển thị dấu ngắt trang bạn chỉ cần vào trong Option chọn Advanced và bỏ dấu tích ở dòng show page breaks.

Cách in Gridlines của vùng dữ liệu

Trong excel khi in mặc định các đường Gridlines sẽ không hiển thị lên, nhưng nếu bạn muốn các đường này xuất hiện thì bạn chỉ cần vào Page Layout – > trong phần Gridlines tích chọn vào ô Print.

Thay đổi vị trí ngắt trang

Mặc định khi hết trang excel sẽ ngắt trang và đưa dữ liệu của bạn sang tiếp một trang khác. Nhưng bạn có thể điều chỉnh điểm ngắt trang này bằng cách là vào View chọn Page Break Preview

Khi bạn kích vào Page Break Preview bạn sẽ thấy các đường màu xanh đậm xuất hiện, bạn chỉ cần kích chuột vào các đường này và kéo lên xuống trái phải tùy ý để mở rộng hay thu hẹp trang in.

Ngoài ra bạn cũng có thể chèn ngắt trang vào một điểm bất kỳ trên trang tính bằng cách kích vào dòng cần chèn ngắt trang sau đó vào Page Layout -> chọn Breaks -> chọn Insert Page break.

Trên đây là một vài kiến thức tôi học và tích lũy được hi vọng nó sẽ hữu ích cho bạn khi bạn làm việc và in ấn trong excel.