Khi làm việc trong Microsoft Word thì thao tác đánh số trang là việc làm bắt buộc bạn không thể không làm. Tuy nhiên mọi việc sẽ không chỉ đơn giản là chèn số trang từ đàu đến cuối. Sẽ có những nội dung bạn sẽ cần tìm ra cách đánh số trang từ trang bất kì không phải đánh số từ trang đầu tiên, tức là bạn sẽ phải tìm cách đánh số trang từ trang 2 bỏ trang 1 hoặc đánh số trang từ trang 3 và khi đến trang cuối bạn lại không cần số trang.
Bài viết này mình sẽ hướng dẫn chi tiết các bước làm để bạn có thể nắm vững được cách đánh số trang bắt đầu từ trang bất kỳ.
Nội dung bài viết
Tại sao cần đánh số trang từ trang bất kì?
Vì những trang như trang bìa, trang lời cảm ơn, trang mục lục….như bạn vẫn thấy những trang này hầu như không ai đánh số trang, do vậy khi bạn đánh số trang bỏ trang đầu, hoặc bắt đầu từ trang 2 hoặc trang 3 giúp cho văn bản của bạn chuyên nghiệp hơn tuy rằng tạm thời chưa biết được nội dung của văn bản có chất lượng hay không nhưng hình thức ăn điểm là bạn cũng đã ăn điểm trước.
Các bước để đánh dấu trang từ trang bất kỳ
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí đầu trang muốn bắt đầu đánh số trang
Bạn cần xác định trang bạn cần bắt đầu đánh số và click chuột trái vào vị trí đầu tiên cùa trang. Ví dụ bạn muốn bắt đầu đánh số trang từ trang 3, hãy đặt con trỏ chuột vào dòng đầu tiên của trang 3.
Bước 2: Chèn Section Break
Theo mặc định thì tất cả các nội dung trong file tài liệu của bạn đều thuộc cùng một Section, do vậy khi chúng ta đánh số trang thì tất cả các trang của tài liệu đều sẽ có số trang và có chung một định dạng như nhau, nếu như bạn muốn một trang nào đó không có số trang thì bắt buộc bạn phải tạo ra một Section cho trang đó, mỗi section riếng biệt bạn sẽ có thể đánh số trang theo một định dạng riêng biệt.
Nếu bạn muốn đánh số trang ở trang 3 thì tại trang 3 chúng ta sẽ bắt đầu chèn một section mới bằng cách vào thẻ Layout > chọn Breaks > Next Page. Lệnh này sẽ tạo một section mới.
Sau khi bạn click Next Page thì tự động toàn bộ nội dung từ vị trí bạn để chuột đổ về tất cả các trang sau sẽ cùng thuộc một section. Để xem bạn đã chèn được section hay chưa bạn nháy kép chuột trái vào vị trí header sau đó bạn sẽ thấy tên section hiện ra như hình sau:
Như trên hình bạn thấy ở chỗ chứ lời giới thiệu và chữ mục lục sẽ có chứ section 1, section 2. Section 2 là section mới được chèn vào. Như vậy toàn bộ các trang từ trang mục lục đổ về trang cuối cùng sẽ thuộc chung section 2. Tới đây để thoát khỏi chế độ xem tên section bạn ấn phím Esc trên bàn phím để thoát ra.
Bước 3: Ngắt kết nối Header/Footer
Sau bước 2 bạn đã tạo được section riêng cho phần nội dung bạn muốn đánh số trang rồi, việc tiếp theo ta cần làm là ngắt kết nối với section phía trước.
Tuy rằng các section là khác nhau nhưng nó vẫn được liên kết với nhau nên khi bạn đánh số trang nó vẫn liên kết với section phía trước nên bắt buộc bạn phải ngắt kết nối header/footer thì bạn mới có thể tách riêng hoàn toàn các section ra được.
Để ngắt kết nối bạn nhấp đúp vào phần đầu trang (Header) hoặc chân trang (Footer) của trang bạn muốn bắt đầu đánh số. Trong thanh công cụ Header & Footer Tools, bạn sẽ thấy phần Link to Previous, nếu như phần viền trên ô Link to Previous nó hiện nên như trên hình trên thì là liên kết chưa được ngắt kết nối, khi đó bạn chỉ cần click chuột vào phần Link to Previous một lần là nó sẽ bỏ kết nối với Section trước.
Lưu ý là nếu số trang bạn chèn ở phần footer thì bạn click chuột vào phần footer rồi ngắt kết nối, nếu muốn chèn ở header thì bạn click vào header rồi ngắt kết nối.
Bước 4: Đánh số trang
Sau khi bạn đã tạo riếng section cho phần nội dung, ngắt kết nối header/footer tới đây chúng ta bắt đầu đánh số trang vào phần nội dung chúng ta cần đánh tại một trang bất kỳ đúng như mong muốn của bạn.
Bạn vào thẻ Insert > Page Number > chọn vị trí đánh số trang như ở trên (top of page) , dưới (button of page).
Bước 5: Thiết lập số trang bắt đầu
Nếu trang đầu tiên bạn đặt só trang không bắt đầu từ số 1 thì bạn có thể đặt lại số thứ tự băt đầu cho trang đầu tiên bằng cách truy cập vào Page Number > Format Page Numbers > chọn Start at: 1 hoặc bất kỳ số nào bạn muốn.
Sau đó trong cửa sổ hiện ra nếu bạn thấy ô Continue from previous section được lựa chọn thì số trang sẽ được đánh nối tiếp vào số trang ở section phía trước.
Nếu bạn không muốn số trang nối tiếp theo section trước mà muốn bắt đầu từ đầu thì bạn chọn Start at rồi chỉ định trang bắt đầu, theo mặc định thì chỉ cần bạn chọn start at thì số 1 sẽ được chọn, nếu bạn không muốn bắt đầu bằng trang 1 thì có thể điều chỉnh về số 0.
Cách gộp 2 section trong word.
Trước khi bắt tay vào gộp 2 section bạn cần click vào biểu tượng show/hide
Khi click vào đây bạn sẽ thấy phần được ghi là ” ….Section Break (Next Page)….”, chính đoạn chữ này giúp tạo ra những section mới, Ví dụ bạn có 3 trang, trang 1 thuộc 1 section, trang 2, trang 3 thuộc 1 section. Nếu bạn muốn cả 3 trang cùng thuộc 1 section bạn chỉ cần hiện ký tự ẩn lên và tìm tới dòng section break ở trang 2 sau đó xóa bỏ đoạn ký tự này đi thì tự động cả trang 2 và trang 1 sẽ cùng thuộc 1 section.
Tới đây ta đã hoàn thành việc đánh số trang từ trang bất kì. Ngoài việc đánh số trang thì các thao tác như tạo thêm section, ngắt nối header/foofer bạn cũng có thể ứng dụng để xoay một trang theo hướng ngang hoặc dọc khác với hướng của những trang còn lại.