Khi soạn thảo văn bản đặc biệt với những văn bản có nội dung gồm nhiều trang thì tiêu đề trên (hay được gọi là header) và tiêu đề dưới (hay được gọi là footer) thường được chèn thêm để cung cấp các thông tin cơ bản như số trang, tên sách… và theo cài đặt mặc định thì cả hai tiêu đề này sẽ có nội dung giống nhau trên tất cả các trang.
Nhưng bạn hoàn toàn có thể tạo tiêu đề header footer thay đổi theo từng chương hoặc từng phần nội dung, mỗi phần nội dung sẽ có một tiêu đề riêng khác nhau. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách tạo header footer thay đổi theo tên chương hoặc tên từng phần trong trang văn bản.
Bước 1: Bạn bôi đen tiêu đề của từng chương
Bước 2: Click vào chọn kiểu định dạng cho từng tiêu đề được bôi đen ở bước 1 ( có thể là heading 1, heading 2, heading 3…) phù hợp cho từng tiêu đề của bạn.
Với mình mình thường để tên chương là heading 2, sau đó các phần nhỏ trong chương lần lượt là heading 3 rồi đến heading 4, heading 5…
Ví dụ: “Chương 1: Giới thiệu về An toàn bảo mật thông tin” mình sẽ chọn toàn bộ dòng này là heading 2. Sau đó đến phần “1.1 Mục tiêu của An toàn bảo mật thông tin” phần này là nội dung con trong chương 1 nên mình sẽ chọn tiêu đề là heading 3.
Tiếp theo nếu bạn có các nội dung nhỏ hơn như:
phần “1.1.1 Mục tiêu bí mật” phần này mình sẽ chọn là heading 4
phần “1.1.2 Mục tiêu toàn vẹn” phần này mình sẽ chọn là heading 4
phần “1.1.3 Mục tiêu xác thực” phần này mình sẽ chọn là heading 4
phần “1.1.3.1 Xác thực danh tính” phần này mình sẽ chọn là heading 5
phần “1.1.3.2 Xác thực thiết bị” phần này minh sẽ chọn là heading 5
Bạn cứ chọn như vậy để phân cấp các phần nội dung của bạn cho hết các tiêu đề có trong bài viết. Lưu ý các nội dung ở các phần nhỏ thường sẽ không hiển thị trên tiêu đề của header nhưng khi ta chọn như vậy sẽ giúp cho các bạn tạo mục lục tự động được thuận tiện.
Bước 3: Nháy kép vào header hoặc footer để chèn tiêu đề.
Ở bước này bạn nháy kép chuột vào tiêu đề trên hoặc tiêu đề dưới để gõ nội dung vào như bình thường.
Bước 5: Truy cập vào menu Document Info -> chọn Field
Sau khi nháy kép vào bạn sẽ vào menu Header & Footer, trong này bạn click chuột vào Document Info và chọn lựa chọn Field như trong hình
Tiếp theo trong phần category để mặc định là All để hiển thị toàn bộ các lựa chọn ra, tiếp theo bạn kéo chuột xuống tìm tới dòng StyleRef sau đó trong phần stylename bên cạnh chọn tên heading muốn hiển thị trên header hoặc footer (heading 1 hoặc heading 2, heading 3….) bạn chọn heading nào thì heading đó sẽ hiển thị nên tiêu đề trên hoặc ở tiêu đề dưới.
Ở đây mình sẽ chỉ chọn là heading 2, vì heading 2 là mình đặt cho tiêu đề của các chương, mình muốn tên tiêu đề của các chương hiển thị trên header và footer do vậy cần click chọn heading 2.
Trong hình bạn chỉ thấy mình có đến heading 3, nhưng ở trong file của bạn nếu khi tạo nội dung bạn có nhiều phân cấp và bạn tạo nhiều heading thì số heading hiển thị trong phần Style name của bạn sẽ tăng theo, do vậy bạn cần chọn đúng heading mình muốn hiển thị ra.
Sau khi bạn chọn tiêu đề xong click vào Ok bạn sẽ thấy tiêu đề xuất hiện trên các trang văn bản theo nội dung của từng phần, đến phần chương nào tiêu đề sẽ thay đổi theo tiêu đề của chương đó.
Lúc này trên trang văn bản của bạn bên góc trái đã có tiêu đề chương, góc phải vẫn còn trống do đó tại đây bạn có thể chèn thêm số trang vào góc phải như sau:
Đầu tiên bạn nháy kép chuột vào tiêu đề trên của văn bản, sau đó click chuột vào biểu tượng Insert Alignment Tab trên menu
Chèn số trang vào góc phải văn bản
Trong cửa sổ Alignment Tab hiện ra bạn chọn Aligment Tab là Right còn phần Leader để nguyên là None, sau đó ấn OK. Lúc này con trỏ sẽ nhảy sang góc phải của header.
Tiếp theo bạn truy cập vào phần Page Number (nằm trong menu Header & Footer) chọn lựa chọn là Current Position và click vào các lựa chọn bên phải để chọn một cách hiển thị số trang, sau đó số trang sẽ được chèn vào góc phải của tiêu đề.
Lưu ý bạn chọn Current Position thì sẽ giúp bạn giữ được các thông tin tên chương vừa chèn bên trái, nếu bạn chọn Top of page hoặc bottom of page thì sẽ loại bỏ luôn cả các tiêu đề chương vừa chèn vào.
Okay tới đây bạn đã tạo tiêu đề header footer thay đổi theo từng chương và bên phải bạn đã chèn được số trang. Bạn có thể trang chí thêm cho tiêu đề này bằng 2 đường kẻ dài trên và dưới như sau
Để làm điều này bạn click chọn tiêu đề và vào menu Home sau đó chọn Bottom Border bạn sẽ được dòng kẻ ở phía dưới và click chọn thêm Top border bạn sẽ có dòng kẻ phía trên.
Bài viết mình xin dừng tại đây, hi vọng nó có ích cho bạn.